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貨代公司作為貨主與船公司的銜接樞紐,訂艙環(huán)節(jié)需精準(zhǔn)把控信息、合規(guī)操作、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn),確保艙位穩(wěn)定與運(yùn)輸順暢,核心注意事項(xiàng)如下:
一、前期需求:精準(zhǔn)核實(shí),避免信息偏差
貨主需求確認(rèn)
核心信息:明確貨物類型(普貨 / 危險(xiǎn)品 / 冷藏貨等)、實(shí)際重量 / 體積(避免 “拋貨”“重貨” 申報(bào)誤差)、件數(shù)、包裝方式(紙箱 / 木箱 / 集裝箱),以及特殊要求(如直達(dá)港 / 中轉(zhuǎn)港、交貨期、是否需特種箱)。
危險(xiǎn)品特殊核查:若為危險(xiǎn)品,需向貨主索要 MSDS、危包證、危險(xiǎn)品分類鑒定報(bào)告,確認(rèn)貨物 UN 編號(hào)、危險(xiǎn)品等級(jí),避免瞞報(bào)導(dǎo)致艙位被拒或港口扣貨。
運(yùn)輸條款明確
確認(rèn)貿(mào)易術(shù)語(FOB/CIF/CFR 等),明確艙位費(fèi)用承擔(dān)方(如 FOB 下需與貨主確認(rèn)是否代墊訂艙費(fèi));約定交貨時(shí)間(如截港 / 截單時(shí)間),預(yù)留充足時(shí)間銜接貨主送貨與報(bào)關(guān)流程。
二、船司篩選:匹配需求,保障艙位穩(wěn)定
船司資質(zhì)與運(yùn)力匹配
優(yōu)先選擇有對(duì)應(yīng)航線優(yōu)勢(shì)、運(yùn)力穩(wěn)定的船公司(如美西航線選 MAERSK、中遠(yuǎn)海運(yùn),東南亞航線選 WHL、CMA),確認(rèn)船司是否接受目標(biāo)貨物類型(如部分船司拒接危險(xiǎn)品、超大件)。
核查船司信譽(yù):通過行業(yè)數(shù)據(jù)了解船司準(zhǔn)班率、港口擁堵應(yīng)對(duì)能力,避免選擇近期頻繁甩柜、延誤率高的船司。
艙位資源鎖定
提前訂艙:旺季(如節(jié)假日前后、電商大促期)需提前 7-15 天向船司 / 一代訂艙,避免艙位緊張導(dǎo)致無法按約出貨;
確認(rèn)艙位真實(shí)性:要求船司出具書面艙位確認(rèn)單(SO),核對(duì) SO 上的船名、航次、截單截港時(shí)間、箱型箱量,避免 “虛假訂艙”。
三、文件規(guī)范:合規(guī)填報(bào),規(guī)避清關(guān)風(fēng)險(xiǎn)
訂艙文件(SI)精準(zhǔn)填報(bào)
內(nèi)容一致性:確保訂艙單(Booking Note)與后續(xù)提單、報(bào)關(guān)單信息一致,包括收發(fā)貨人名稱 / 地址、貨物描述(需與商業(yè)發(fā)票匹配)、HS 編碼、目的港代理信息,避免因 “單貨不符” 導(dǎo)致提單更正或清關(guān)延誤。
特殊標(biāo)注:若貨物有特殊操作要求(如冷藏貨設(shè)定溫度、超限貨需申請(qǐng)碼頭特殊吊裝),需在訂艙文件中明確標(biāo)注,同步告知船司與碼頭。
危險(xiǎn)品文件合規(guī)
按 IMDG Code 要求準(zhǔn)備危險(xiǎn)品訂艙文件(如危險(xiǎn)品訂艙申請(qǐng)、MSDS 英文版本、危包證復(fù)印件),確保文件加蓋貨主公章,部分船司需提前審核文件方可放艙。
四、艙位跟進(jìn):動(dòng)態(tài)監(jiān)控,銜接上下游
艙位確認(rèn)與反饋
收到船司 SO 后,第一時(shí)間核對(duì)關(guān)鍵信息(航次、截單 / 截港時(shí)間、箱型),同步反饋貨主;若艙位被臨時(shí)取消(如船司甩柜),需立即與船司協(xié)商補(bǔ)艙,或更換其他船司,同步告知貨主調(diào)整交貨計(jì)劃。
集裝箱與碼頭銜接
確認(rèn)提箱地點(diǎn)(船公司堆場(chǎng) / 指定集裝箱碼頭)、提箱時(shí)間,提醒貨主或拖車公司按時(shí)提箱;若為特種箱(如冷藏箱),需提前檢查箱體狀態(tài)(如制冷設(shè)備、箱體密封性),避免提箱后發(fā)現(xiàn)問題延誤裝貨。
跟蹤貨物進(jìn)港:實(shí)時(shí)關(guān)注貨主送貨進(jìn)度,確保貨物在截港時(shí)間前送達(dá)碼頭,避免因 “超期進(jìn)港” 被碼頭拒收。
五、風(fēng)險(xiǎn)防控:提前規(guī)避,應(yīng)對(duì)突發(fā)
甩柜風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)
旺季訂艙時(shí),優(yōu)先選擇 “保艙保柜” 服務(wù)(需額外付費(fèi));若未保艙,提前與船司協(xié)商預(yù)留艙位,同時(shí)準(zhǔn)備備選船司方案,避免單一依賴導(dǎo)致延誤。
若發(fā)生甩柜,立即向船司索要甩柜證明,同步協(xié)助貨主調(diào)整報(bào)關(guān)單(如更改航次),減少損失。
費(fèi)用與責(zé)任界定
訂艙前明確各項(xiàng)費(fèi)用(訂艙費(fèi)、文件費(fèi)、碼頭操作費(fèi)等)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)與付款方式,與貨主簽訂書面協(xié)議,避免后續(xù)費(fèi)用糾紛;
明確責(zé)任邊界:如因貨主提供信息錯(cuò)誤導(dǎo)致訂艙失誤,需提前約定責(zé)任歸屬;因船司原因?qū)е卵诱`,需協(xié)助貨主向船司追責(zé)。
六、后續(xù)銜接:提單與目的港配合
提單確認(rèn)與簽發(fā)
貨物裝船后,及時(shí)向船司確認(rèn)提單信息,核對(duì)收發(fā)貨人、貨物描述、箱號(hào)封號(hào)等,確保與訂艙信息一致;按貨主要求確認(rèn)提單類型(正本 / 電放 / 海運(yùn)單),避免提單簽發(fā)后更改(改單需付費(fèi)且耗時(shí))。
目的港代理協(xié)同
提前將目的港代理信息告知貨主,若貨主無目的港代理,可協(xié)助推薦合作代理;同步與目的港代理溝通貨物到港時(shí)間,確保代理提前準(zhǔn)備清關(guān)文件,避免貨物到港后滯留。